Od czerwca 2026 roku państwa członkowskie Unii Europejskiej, w tym Polska, powinny stosować przepisy wynikające z Dyrektywy o jawności wynagrodzeń (UE 2023/970). Celem nowych regulacji jest wzmocnienie zasady równego wynagradzania kobiet i mężczyzn za taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości.
Zmiany będą miały wpływ na politykę wynagrodzeń w firmach niezależnie od ich wielkości i wymuszą uporządkowanie procesów związanych z wynagradzaniem pracowników.
Raportowanie wynagrodzeń
Nowe przepisy wprowadzają obowiązek raportowania danych dotyczących wynagrodzeń oraz ewentualnych różnic płacowych.
Obowiązek ten będzie dotyczył przede wszystkim większych organizacji. Firmy zatrudniające poniżej 100 pracowników nie będą zobowiązane do regularnego raportowania struktury wynagrodzeń i luki płacowej.
Nie oznacza to jednak, że mniejsze przedsiębiorstwa nie będą objęte nowymi regulacjami.
Analiza stanowisk i systemów wynagradzania
Każdy pracodawca będzie zobowiązany do przeanalizowania poziomów wynagrodzeń w organizacji oraz oceny wartości pracy wykonywanej na poszczególnych stanowiskach.
W praktyce oznacza to konieczność:
- uporządkowania siatek wynagrodzeń,
- określenia zasad przyznawania podwyżek i premii,
- weryfikacji różnic płacowych pomiędzy stanowiskami,
- przygotowania dokumentacji potwierdzającej stosowane zasady wynagradzania.
Dla wielu firm będzie to pierwszy tak kompleksowy przegląd polityki płacowej.
Możliwe konsekwencje dla pracodawców
Brak odpowiedniego przygotowania do nowych wymogów może skutkować sankcjami finansowymi. Projektowane przepisy przewidują kary od 2 000 zł do nawet 60 000 zł za naruszenie obowiązków związanych z jawnością wynagrodzeń.
Dlatego warto rozpocząć analizę procesów płacowych jeszcze przed wejściem regulacji w życie.
Znaczenie dla działów HR oraz kadr i płac
Jawność wynagrodzeń będzie dużym wyzwaniem organizacyjnym dla działów personalnych. Niezbędna stanie się ścisła współpraca pomiędzy HR, księgowością oraz osobami odpowiedzialnymi za obsługę kadrową i płacową.
Firmy coraz częściej decydują się również na outsourcing kadr i płac, który pozwala uporządkować procesy wynagrodzeniowe, zapewnić zgodność z przepisami oraz przygotować organizację do nowych obowiązków raportowych.
Jak przygotować się do zmian?
Pracodawcy powinni już teraz:
- przeanalizować strukturę wynagrodzeń w firmie,
- zweryfikować obowiązujące regulaminy wynagradzania,
- uporządkować dokumentację kadrową,
- przygotować procedury raportowania danych płacowych,
- sprawdzić, czy stosowane zasady wynagradzania są przejrzyste i obiektywne.
Wdrożenie tych działań odpowiednio wcześnie pozwoli uniknąć problemów po wejściu nowych przepisów.
Podsumowanie
Jawność wynagrodzeń to jedna z najważniejszych zmian w prawie pracy ostatnich lat. Nowe regulacje nie ograniczają się wyłącznie do raportowania danych, lecz wymagają uporządkowania całego systemu wynagradzania w przedsiębiorstwie. Im wcześniej firma przeanalizuje swoje procesy płacowe i kadrowe, tym łatwiej będzie jej dostosować się do nowych wymogów i uniknąć potencjalnych sankcji.
