W wielu firmach zdarzają się sytuacje, gdy pracownik zatrudniony na podstawie umowy o pracę podejmuje dodatkową współpracę w formie zlecenia – często w tej samej organizacji lub w firmie powiązanej. Dla działów HR i księgowości oznacza to konieczność prawidłowego ustalenia obowiązków w zakresie składek ZUS. Pojawia się wtedy tzw. zbieg tytułów do ubezpieczeń.
Umowa o pracę = pełne składki ZUS
Od każdej umowy o pracę zawsze trzeba opłacać wszystkie obowiązkowe składki społeczne: emerytalną, rentową, chorobową, wypadkową, a także składkę zdrowotną. To podstawowy tytuł do ubezpieczeń – niezależnie od wysokości wynagrodzenia. Tu nie ma wyjątków.
Umowa zlecenia – zależy od kontekstu
Inaczej wygląda sytuacja przy umowie zlecenia. W tym przypadku składki społeczne nie są zawsze obowiązkowe. Kluczowe jest to, czy dana osoba ma inny tytuł do ubezpieczeń (np. wspomnianą umowę o pracę) i czy z tego tytułu osiąga co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę.
W 2025 roku najniższa pensja brutto wynosi 4666 zł. Jeśli więc pracownik otrzymuje taką kwotę lub więcej z umowy o pracę, to od umowy zlecenia płaci tylko składkę zdrowotną. Natomiast jeśli jego wynagrodzenie etatowe jest niższe, wówczas zlecenie także staje się tytułem do ubezpieczeń społecznych – a więc trzeba odprowadzić pełne składki również z tej umowy.
Dlaczego to ważne dla pracodawcy?
Nieprawidłowe ustalenie obowiązków składkowych może skutkować poważnymi konsekwencjami – zarówno dla firmy, jak i dla pracownika. Dlatego coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na outsourcing kadrowo-płacowy, aby uniknąć błędów w obliczeniach i mieć pewność, że wszystkie składki ZUS są naliczane zgodnie z przepisami.
Zbieg tytułów a outsourcing kadr i płac
Sytuacje, w których pojawiają się zbiegi tytułów ubezpieczeniowych, wymagają znajomości aktualnych przepisów oraz praktyki ZUS. Z tego powodu firmy chętnie zlecają obsługę kadrową i obsługę płacową zewnętrznym podmiotom. To pozwala skupić się na kluczowej działalności biznesowej, bez ryzyka błędów w naliczaniu składek.
Zlecając specjalistom usługi kadrowe, można liczyć na kompleksowe wsparcie – od poprawnego zgłoszenia pracownika do ubezpieczeń, przez prawidłowe wyliczenia, aż po reprezentowanie przed ZUS-em w razie kontroli.
Podsumowanie
Zbieg tytułów z umowy o pracę i zlecenia to temat, który może sprawić trudność – zwłaszcza przy niskich wynagrodzeniach. Warto wiedzieć, że prawidłowe ustalenie obowiązków składkowych zależy od wielu czynników i powinno być zawsze poprzedzone analizą konkretnej sytuacji.
Dla firm, które nie chcą ryzykować pomyłek – najlepszym rozwiązaniem może być outsourcing kadr i płac w Warszawie lub w innym mieście, w zależności od lokalizacji działalności. To inwestycja w bezpieczeństwo i spokój.
