Śmierć pracownika to trudna sytuacja, która niesie za sobą określone obowiązki formalne dla pracodawcy. W takich przypadkach konieczne jest nie tylko dopełnienie wymogów prawnych, ale również pełne i zgodne z przepisami rozliczenie należności przysługujących pracownikowi oraz poinformowanie odpowiednich instytucji.
1. Wygaśnięcie stosunku pracy
Z chwilą śmierci pracownika dochodzi do automatycznego wygaśnięcia stosunku pracy. Pracodawca ma obowiązek:
- Wystawić świadectwo pracy, w którym jako powód rozwiązania umowy wskazuje wygaśnięcie stosunku pracy z powodu zgonu.
- Oryginał świadectwa dołącza do części C akt osobowych, a kopię wydaje rodzinie na ich wniosek.
2. Rozliczenie należności
Pracodawca musi wyliczyć i wypłacić należności przysługujące zmarłemu pracownikowi, m.in.:
- Wynagrodzenie za przepracowany okres (uwzględniając nadgodziny, premie czy inne dodatki),
- Ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.
Z wynagrodzenia nie potrąca się składek ZUS, jednak należy odprowadzić zaliczkę na podatek dochodowy. Wypłacone świadczenia są przekazywane uprawnionym członkom rodziny.
3. Odprawa pośmiertna
Pracodawca ma obowiązek wypłacić odprawę pośmiertną członkom rodziny pracownika, jeśli prawo do tego świadczenia wynika z Kodeksu pracy. Odprawa ta jest zwolniona z opodatkowania i nie podlega zgłoszeniu w deklaracji PIT-11.
4. Zgłoszenie w ZUS
Konieczne jest wyrejestrowanie zmarłego pracownika z ubezpieczeń społecznych za pomocą formularza ZUS ZWUA z kodem przyczyny wyrejestrowania 500 – zgon osoby ubezpieczonej.
5. Rozliczenia roczne (PIT-11)
Pracodawca ma obowiązek:
- Wystawić deklarację PIT-11, uwzględniając w niej należności wypłacone zmarłemu w trakcie trwania stosunku pracy.
- PIT-11 należy przekazać osobom, które otrzymały wynagrodzenie po pracowniku, oraz właściwemu urzędowi skarbowemu.
Podsumowanie
Śmierć pracownika wiąże się z szeregiem formalności, których należy dopilnować, by uniknąć błędów lub zaniedbań. Pracodawca zobowiązany jest do:
- Rozliczenia wynagrodzenia i ekwiwalentu za urlop,
- Wypłaty odprawy pośmiertnej,
- Zgłoszenia zdarzenia w ZUS i wystawienia odpowiednich dokumentów PIT.
Spełnienie tych obowiązków z szacunkiem i starannością jest niezwykle istotne, by wspomóc rodzinę zmarłego w trudnym czasie.
