Od 5 marca 2026 r. weszły w życie istotne zmiany dotyczące zatrudniania obywateli Ukrainy w Polsce. Nowe regulacje mają bezpośredni wpływ na sposób prowadzenia spraw pracowniczych, w tym na obsługę kadrową i płacową w firmach.
Dla pracodawców oznacza to konieczność dostosowania procedur oraz większą uważność w zakresie formalności związanych z zatrudnieniem.
Przejście na ogólny system ochrony czasowej
Zgodnie z nowymi przepisami, ochrona czasowa została włączona do ogólnej ustawy o udzielaniu ochrony cudzoziemcom. Na podstawie decyzji Rady UE obowiązuje ona do 4 marca 2027 roku.
Zmiana ta porządkuje dotychczasowe rozwiązania i wprowadza większą spójność systemową, co ma znaczenie również dla firm korzystających z outsourcingu kadr i płac.
Zatrudnianie na podstawie powiadomienia
Osoby posiadające status ochrony czasowej (PESEL UKR) nadal mogą podejmować pracę bez konieczności uzyskania zezwolenia.
Po stronie pracodawcy pozostaje obowiązek:
- złożenia powiadomienia o zatrudnieniu
- w terminie 7 dni od rozpoczęcia pracy
- za pośrednictwem portalu praca.gov.pl
Rozwiązanie to nadal znacząco upraszcza obsługę kadrową pracowników z Ukrainy.
Okres przejściowy
Wprowadzono także 3-letni okres przejściowy (do marca 2029 r.), obejmujący osoby przebywające w Polsce na innych podstawach pobytowych, takich jak wiza czy karta pobytu.
W praktyce oznacza to większą elastyczność dla firm, ale jednocześnie konieczność dokładnego monitorowania statusu zatrudnionych osób — co jest istotne w kontekście obsługi kadr i płac.
Kary za niedopełnienie obowiązków
Nowe przepisy przewidują sankcje finansowe za brak powiadomienia o zatrudnieniu w wymaganym terminie:
- od 1 000 zł do 3 000 zł
To istotna zmiana, która pokazuje rosnące znaczenie poprawności formalnej w procesach kadrowych i płacowych.
Wyższe opłaty za legalizację pracy
Zmianie uległy także opłaty związane z legalizacją pracy cudzoziemców:
- oświadczenie o powierzeniu pracy – wzrost do 400 zł
- zezwolenie na pracę (powyżej 3 miesięcy) – również 400 zł
Dla firm zatrudniających większą liczbę pracowników oznacza to realny wzrost kosztów, co często skłania przedsiębiorców do analizy, czy outsourcing kadr i płac nie będzie bardziej efektywnym rozwiązaniem.
Karta pobytu CUKR
Nowością jest możliwość ubiegania się o specjalną kartę pobytu oznaczoną jako CUKR.
Najważniejsze informacje:
- wniosek składany wyłącznie elektronicznie
- obsługa przez system MOS
- docelowo zastąpienie statusu UKR
Rozwiązanie to ma na celu zwiększenie stabilności zatrudnienia oraz uproszczenie procesów kadrowych w dłuższej perspektywie.
Wyjazd z Polski a utrata statusu
Utrzymano zasadę, zgodnie z którą wyjazd z Polski na okres przekraczający 30 dni skutkuje utratą ochrony czasowej.
Z punktu widzenia pracodawcy oraz osób odpowiedzialnych za obsługę płacową i kadrową oznacza to konieczność bieżącego monitorowania sytuacji pracowników.
Podsumowanie
Zmiany w przepisach wprowadzają większą przejrzystość systemu, ale jednocześnie nakładają na pracodawców nowe obowiązki.
Szczególnie istotne jest pilnowanie terminów oraz poprawności dokumentacji, ponieważ nawet drobne uchybienia mogą skutkować karami finansowymi.
W praktyce oznacza to, że dobrze zorganizowana obsługa kadrowa i obsługa płacowa stają się kluczowe dla bezpiecznego prowadzenia działalności i zatrudniania cudzoziemców.
