4 grudnia 2025 r. Sejm uchwalił nowelizację Kodeks pracy oraz ustawy o Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych, wprowadzając istotne zmiany dla pracodawców i działów kadr. Nowe przepisy obejmują trzy główne obszary:
- nowy termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop,
- rozszerzenie możliwości stosowania postaci papierowej lub elektronicznej dokumentów,
- zmianę zasad reprezentacji pracowników w sprawach dotyczących ZFŚS.
Zmiany wpisują się w szerszy trend cyfryzacji procesów kadrowych i porządkowania procedur w prawie pracy.
1️⃣ Nowy termin wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop
Od 2026 roku ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy będzie wypłacany w najbliższym terminie wypłaty wynagrodzenia po rozwiązaniu stosunku pracy.
To istotna zmiana organizacyjna. Dotychczas konieczność natychmiastowego rozliczenia świadczenia powodowała presję czasową po stronie działów kadrowo-płacowych. Nowe rozwiązanie:
- daje więcej czasu na prawidłowe przeliczenie ekwiwalentu,
- zmniejsza ryzyko błędów w naliczeniach,
- ujednolica proces z regularnym cyklem płacowym.
Dla firm korzystających z rozwiązań takich jak outsourcing kadr i płac oznacza to łatwiejsze zaplanowanie procesów rozliczeniowych w systemach kadrowo-płacowych.
2️⃣ Elektronizacja dokumentów kadrowych i ZFŚS
Nowelizacja wprowadza możliwość stosowania „postaci papierowej lub elektronicznej” dla szerokiej grupy dokumentów, które dotychczas wymagały sztywnej formy pisemnej.
W przypadku ZFŚS elektronicznie będzie można składać i przechowywać m.in.:
- wnioski o świadczenia,
- oświadczenia o sytuacji życiowej i materialnej,
- informacje niezbędne do przyznania pomocy.
Cyfryzacja obejmie także inne obszary prawa pracy, m.in.:
- wnioski o urlop bezpłatny,
- ustalenia dotyczące czasu pracy,
- konsultacje ze związkami zawodowymi,
- informacje o monitoringu,
- wybrane dokumenty BHP.
To znaczące ułatwienie dla pracodawców, szczególnie tam, gdzie funkcjonuje profesjonalna obsługa płacowa i elektroniczne akta osobowe. Integracja dokumentów z systemami HR pozwoli na sprawniejsze zarządzanie dokumentacją i ograniczenie papierowego obiegu.
W dużych ośrodkach biznesowych, gdzie skala zatrudnienia jest wysoka – jak w przypadku firm korzystających z usług typu obsługa płacowa Warszawa – zmiany te mogą przynieść realne oszczędności czasu i kosztów administracyjnych.
3️⃣ Nowe zasady reprezentacji pracowników w sprawach ZFŚS
Nowelizacja wprowadza zasadę, że w sprawach dotyczących funduszu pracowników reprezentować będzie co najmniej dwóch przedstawicieli.
Zmiana ta:
- ujednolica zasady z innymi obszarami prawa pracy,
- zwiększa transparentność decyzji,
- ogranicza ryzyko sytuacji, w której jedna osoba samodzielnie decyduje o przeznaczeniu środków funduszu.
Dla pracodawców oznacza to konieczność dostosowania regulaminów ZFŚS oraz procedur konsultacyjnych.
Co oznaczają zmiany dla pracodawców?
Nowelizacja to nie tylko modyfikacja przepisów, ale także impuls do uporządkowania i cyfryzacji procesów kadrowych. W praktyce oznacza to konieczność:
- aktualizacji regulaminów ZFŚS,
- dostosowania procedur wypłaty ekwiwalentu,
- wdrożenia rozwiązań umożliwiających bezpieczny elektroniczny obieg dokumentów.
Firmy korzystające z profesjonalnych usług płacowych lub decydujące się na outsourcing kadr i płac mogą łatwiej wdrożyć zmiany dzięki wsparciu specjalistów oraz zautomatyzowanym systemom rozliczeniowym.
Podsumowanie
Zmiany w przepisach dotyczących Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych od 2026 roku upraszczają i unowocześniają procesy kadrowe. Nowy termin wypłaty ekwiwalentu, cyfryzacja dokumentów oraz wzmocnienie zasad reprezentacji pracowników to rozwiązania, które zwiększają przejrzystość i bezpieczeństwo formalne.
Dla pracodawców to dobry moment, aby przeanalizować swoje procedury kadrowe i upewnić się, że są one dostosowane do nowych regulacji.
