Od 12 grudnia 2025 roku obowiązują zmodyfikowane zasady dokumentowania szkoleń wstępnych BHP. Nowelizacja przepisów wprowadziła istotne udogodnienie dla pracodawców – możliwość potwierdzania odbycia szkolenia w formie elektronicznej. To kolejny krok w kierunku cyfryzacji procesów kadrowych oraz usprawnienia obiegu dokumentów w firmach.
Dla przedsiębiorstw korzystających z rozwiązań takich jak outsourcing kadr i płac zmiana ta oznacza jeszcze większą spójność i efektywność w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej.
Na czym polega zmiana?
Dotychczas jedyną akceptowaną formą potwierdzenia szkolenia wstępnego BHP był własnoręczny podpis pracownika oraz osoby prowadzącej instruktaż na karcie szkolenia.
Od 12 grudnia 2025 r. dopuszczalne jest również potwierdzenie szkolenia w formie elektronicznej. Oznacza to, że dokument może zostać podpisany cyfrowo, pod warunkiem zachowania wymogów dotyczących autentyczności i integralności dokumentacji pracowniczej.
To szczególnie ważna zmiana dla firm, które prowadzą elektroniczne akta osobowe lub korzystają z profesjonalnej obsługi płacowej, gdzie dokumentacja kadrowa jest zintegrowana z systemami kadrowo-płacowymi.
Co pozostaje bez zmian?
Warto podkreślić, że nowelizacja dotyczy wyłącznie sposobu potwierdzania szkolenia, a nie jego formy przeprowadzania.
Instruktaż ogólny
Nadal obejmuje omówienie przepisów BHP, zasad udzielania pierwszej pomocy oraz regulaminów obowiązujących u pracodawcy.
Instruktaż stanowiskowy
W dalszym ciągu musi obejmować:
- pokaz prawidłowego wykonywania pracy,
- próbne wykonywanie czynności przez pracownika,
- sprawdzian wiedzy i umiejętności na stanowisku pracy.
Nie wprowadzono więc powszechnych szkoleń wstępnych „online”. Cyfryzacji podlega wyłącznie proces dokumentowania.
Jakie znaczenie ma to dla firm?
Nowe przepisy to przede wszystkim:
- ograniczenie papierowego obiegu dokumentów,
- łatwiejsza archiwizacja,
- sprawniejsza kontrola dokumentacji,
- możliwość integracji z systemami kadrowo-płacowymi.
Dla przedsiębiorców korzystających z usług takich jak outsourcing kadr i płac zmiana oznacza uproszczenie procedur oraz większą automatyzację procesów. Profesjonalne usługi płacowe coraz częściej obejmują również kompleksowe wsparcie w zakresie dokumentacji BHP, w tym prawidłowego archiwizowania potwierdzeń szkoleń.
W dużych miastach, gdzie skala zatrudnienia bywa znaczna – jak w przypadku firm korzystających z obsługi płacowej Warszawa – cyfrowe potwierdzenia szkoleń pozwalają znacząco usprawnić proces onboardingu nowych pracowników.
Cyfryzacja procesów kadrowych – praktyczny krok naprzód
Choć zmiana nie jest rewolucyjna, stanowi istotny element modernizacji administracji kadrowej. Elektroniczne potwierdzanie szkoleń wstępnych BHP wpisuje się w szerszy trend cyfryzacji dokumentacji pracowniczej i automatyzacji procesów HR.
Dla firm, które prowadzą wewnętrzną obsługę kadrową lub korzystają z zewnętrznej obsługi płacowej, to realne ułatwienie organizacyjne – bez wpływu na poziom bezpieczeństwa pracy.
